Предварительная подготовка
Предварительная подготовка (Full Kitting в TameFlow) позволяет подготовиться к выполнению деятельности, например, к моделированию или изменению мира вокруг себя. Когда вы изучаете курс «Моделирование и собранность», вы готовитесь к промышленному (серийному) созданию качественных моделей для работы и жизни. Когда вы проводите пропитку для сотрудников, вы готовите их к изменениям в работе компании.
Подготовка нужна для осуществления качественной деятельности. Встречи с клиентами проходят куда лучше, если к ним готовиться, то есть, прописывать повестку встречи, возможные роли участников, возможные сценарии развития событий и свои действия. Досуг будет качественнее, если его продумывать и организовывать хотя бы периодически, а не только отдыхать «как попало». Подготовка элитных спортсменов идет куда дольше, чем подготовка любителей. Элитным спортсменам надо заложить максимально качественную «базу», чтобы в будущем они смогли усложняться и не испытывать при этом проблем.
Подготовка позволяет использовать по максимуму подвернувшуюся возможность без лишних усилий -- а также сделать это в состоянии стресса. Иногда говорят: «в экстремальной ситуации мы не поднимаемся до уровня наших ожиданий, но опускаемся до уровня нашей подготовки». Это буквально означает, что в стрессе люди поведут себя на автомате, как привыкли -- и лучше бы эти привычки были качественными. Также именно предварительную подготовку Роберт Чалдини, автор книг «Психология влияния» и «Психология согласия», называет одним из важнейших факторов для убеждения агентов. Агенты должны быть подготовлены к тому, чтобы услышать аргументы и согласиться.
Предварительная подготовка включает в себя все операции, которые необходимо выполнить, чтобы исполнение какой-то роли окончилось успешно. Например, чтобы успешно закончить рабочий продукт по работе, надо предварительно обеспечить условия для выполнения работы: выделить в расписании время на решение задачи, блокировать отвлечения, перед началом работы убедиться, что вы в состоянии ее сделать (не засыпаете на ходу, не голодны и так далее), проверить, понимаете ли вы метод решения задачи, что у вас есть нужные «сырые данные» или «полуфабрикаты», модели решения[1].
Чтобы успешно делегировать сотруднику выполнение некоторых функций, нужно сперва убедиться, что:
- квалификация сотрудника позволяет ему выполнять функцию;
- рабочая нагрузка сотрудника с новыми функциями будет приемлемой;
- выполнение функций соответствует его должностной инструкции и/или нужно предлагать новую должность;
- как повысится квалификация сотрудника после того, как он начнет регулярно выполнять функцию -- и в какой момент потребуется повышать зарплату;
- каким образом проводить обучение сотрудника;
- каким образом будет проводиться контроль / даваться обратная связь.
Без предварительной подготовки сотрудника и заданий к делегированию легко потерпеть неудачу. Подготовка же снижает сложность делегирования и повышает выполнимость дела.
Предварительная подготовка, несомненно, занимает время. Но это не означает, что ею не нужно заниматься вообще -- а лишь говорит о том, что нужно тщательно выбирать, где и когда ею заниматься, чтобы быстрее получить нужный результат. На выходе может оказаться, что выстроить серию мероприятий для делегирования работы будет быстрее с точки зрения получения качественного результата, чем делегировать «в лоб» и надеяться, что это сработает.
Организационные изменения по факту тоже не происходят сразу. Например, чтобы внедрить практики продаж, которыми пользуются лучшие продажники, для всех остальных, может потребоваться не только описать эти практики и предложить их внедрить, но вообще провести полный цикл «внутренней продажи организационного изменения». То есть, сначала провести пропитку сотрудников (подготовить их к «продаже»), затем «продать» это изменение, снизив сопротивление изменениям, включить их в команду разработки новых методик и внедрения. Возможно, изменение практик продаж -- это даже не один проект внутри компании, а целая серия (цепочка) проектов, на выходе которой будет нужный компании результат.
Чтобы найти новую нишу и застолбить свое положение в ней до прихода конкурентов, компании также нужно будет готовиться к этому. Часто рекомендуется выделять 5-10% времени на инвестиции в будущее -- то есть, на поиск и подготовку к использованию будущих возможностей, которые могут неожиданно подвернуться.
В моделировании тоже возможна предварительная подготовка. Когда агент планирует моделировать, отбирает информацию, он тоже готовится к тому, чтобы составить на выходе модель.
Проектирование пути внимания, о котором шла речь в прошлых разделах, тоже является частью предварительной подготовки -- настройки на выполнение действий. Кроме того, к предварительной подготовке относится и обучение: оно буквально готовит агентов выполнять роли. Например, хорошо исполнять роль онтолога после курса «Моделирование и собранность».
Составляющей предварительной подготовки может быть и отдых/досуг. В тренировочные программы элитных спортсменов обязательно включается восстановление после интенсивных физических нагрузок. Восстановление также требуется после интенсивных умственных нагрузок: если вы регулярно добываете знания при помощи своего мозга, ему надо давать перерыв на «перезарядку», причем на разных временных масштабах. На масштабе фокуса -- перерыв между помидорками / присестами, на масштабе суточного цикла -- качественный сон, на масштабе спринта -- физические нагрузки, на масштабе привычки -- досуг «обычный» и отпуск, на масштабе образа жизни можно говорить о стиле отдыха. Без восстановления невозможно поддерживать высокую работоспособность на протяжении всей жизни человека.
Предварительную подготовку можно описать методом обратной инженерии / reverse engineering. То есть, сначала описать конечный результат (например, какой-то конкретный рабочий продукт), который должен быть получен. Затем двигаться от конечного результата к началу через промежуточные результаты (рабочие продукты), описывая каждый раз операции, которые необходимо выполнить, чтобы получить конечный результат, результат на шаг перед конечным (последний промежуточный) и так далее. Например, конечный рабочий продукт -- «опубликованный пост в клубе ШСМ», последний промежуточный -- «отредактированный пост в редакторе клуба», и так далее к началу -- «идее для поста».