Автоматизация

В курсе много говорилось об автоматизации операций -- в виде привычек, ритуалов или хотя бы чеклистов. Автоматизация такого рода позволяет избежать проблем при выполнении постоянных повторяющихся действий. Например, даже очень квалифицированным агентам позволяет избежать ситуаций вида «внимание непроизвольно отвлеклось на вопрос коллеги или еще что-то, и в отчете перепутали цифры, а потом забыли проверить».

Автоматизация как выполнение инструкций связано с S1. Оно позволяет быстро выполнять действия и пользоваться навыками, отточенными до неосознанной компетентности. Поэтому мы хотим автоматизировать повторяющиеся действия по повторяющейся роли максимально.

Простейшая автоматизация достигается при помощи симбиоза с экзокортексом. Гаджеты могут напомнить вам о встрече, Помодоро -- помочь удержать внимание на задачах. Часть функций может быть делегирована экзокортексу, например, вы можете автоматизировать сбор отчетов при помощи скриптов.

Чуть более сложная автоматизация достигается за счет выучивания правильных моделей поведения и их постоянного повторения, получения «часов налета». Например, вы изучаете технику позного бега и начинаете упражняться в правильном беге, постоянно тренируясь и корректируя ошибки в выполнении техники. Тогда рано или поздно произойдет интериоризация навыка, вы начнете автоматически принимать правильные позы во время бега.

Теории научения говорят о том, что автоматизация действий агента идет нелинейно. Сначала достаточно быстро получается первый успех, например, удается выделить роль и первые объекты по этой роли. Затем может последовать закрепление успеха: получается определить еще несколько ролей и ключевые объекты у этих ролей. Далее может получиться перенести навык в другой контекст: определить роли нескольких коллег на совещании, запланировать создание рабочего продукта по роли.

После чего рано или поздно агент сталкивается с проблемами. Например, обнаруживает, что не может назвать роль, и вместо роли пытается назвать должность, например, «руководитель». Или что название роли не позволяет получить понимание, какую функцию будет выполнять исполнитель роли. Например, что именно будет лечить «врач»? Или что название роли влияет на то, как она исполняется: «аналитики» только «анализируют и рекомендуют», тогда как «инженеры» могут предлагать «инженерные решения». Именно тут начинается «мертвая зона в обучении».

Здесь вместо лихого переноса навыка сразу всюду придется замедлиться и сначала разобраться с тем, как выделять и называть роли. Также придется устранить ошибки, которые непременно возникнут: как не путать должность, которая обозначает полномочия по распоряжению ресурсами и меняется реже, и роль, которая может быть вообще не связана с должностью (роль «спорщик» в разговоре) и отсылает к демонстрируемому агентом поведением?

Когда количество ошибок уменьшится, можно будет переносить навык в новые ситуации использования. Сначала ситуации попроще, где есть возможность подумать перед выделением ролей: например, перенести в ситуацию планирования расписания по ролям, при подготовке к встрече. Затем чуть посложнее, например, учиться определять реально играемые роли в ходе запланированных встреч, сверяясь со сделанным перед встречей описанием: исполнение каких ролей и кем ожидалось? Что было в реале?

И после этого уже можно будет гораздо быстрее выделять роли «на лету», прямо в разговоре или в ходе случайной встречи. А если вы можете выделять роли точно и на лету, даже если ваше внимание отвлекли, то это означает, что навык действительно автоматизировался.

Но автоматизация не происходит сразу. В навыке обычно можно выделить отдельные мелкие операции, которые должны войти в автоматизм, даже если навык относительно простой, вроде использования Помодоро. Приложение Помодоро должно привлечь ваше внимание -- для чего придется спроектировать путь вашего внимания. Например, вывести иконку приложения на рабочий стол / главный экран так, чтобы вы обязательно бросили взгляд на него и запустили. Должна быть определена задача, для которой вы запускаете Помодоро, и желательно, чтобы был понятен рабочий продукт для нее, чтобы Помодоро ассоциировалось у вас с продуктивной работой, а не включением вхолостую. После окончания помидорки / присеста надо будет отдохнуть, чтобы сохранить работоспособность до конца дня. И выполнение этих мелких операций должно автоматизироваться, чтобы можно было говорить о постановке практики Помодоро у себя.

Автоматизация позволит вам не включать S2 вхолостую. Но автоматизация операций не означает, что вы можете совсем отключить мозг. Во-первых, в ходе автоматизации у вас это не получится: научение или написание скриптов все равно потребует от вас размышлять. Во-вторых, даже тогда, когда у вас будет работающий автоматизм, вам придется столкнуться с ситуациями, когда нужно выбирать. Например, если вы вводите правило «не отвлекаться, если идет помидорка», означает ли это, что вы не можете прекратить работу, когда сработала пожарная сигнализация, и строго обязаны дождаться завершения помидорки? Нет, конечно. Если вы продажник и у вас есть прописанные скрипты, то вы рано или поздно столкнетесь с ситуацией, когда для привлечения хорошего клиента нужно будет отойти от скрипта. Здесь не нужны крайности вида «не автоматизируем работу вообще» или «автоматизируем до отключения мозга». Придется тренировать навык различать ситуации, в которых можно работать по скрипту (таких будет большинство, если скрипт хороший) и те, в которых требуется думать. Навык различения сложен, прежде чем его тренировать, нужно убедиться, что агент в принципе умеет думать/размышлять, а не только выполнять инструкции. Если не научен думать, то сначала придется учить думать, а затем различать ситуации. Процесс небыстрый, но иным способом не получить высококвалифицированного исполнителя роли.