Переключения и отвлечения
Помимо расфокуса, люди сейчас часто страдают многозадачностью. Вытесняющая многозадачность хорошо работает в операционных системах, позволяя компьютеру не зависать при работе. Однако для людей многозадачность означает «потери». Подумайте:
- Если ваше внимание распределено между 5 проектами одновременно, сколько внимания достается каждому?
- Если ваше внимание распределено между 5 задачами одновременно, сколько внимания достается каждой задаче? Насколько растет вероятность сделать ошибку? Сколько издержек вы несете на переключение между делами?
Можно порассуждать на эти темы в клубе ШСМ.
В книге Tame Your Work Flow (альтернативное название -- The Book of TameFlow) Стив Тендон, разработчик постголдраттовской теории ограничений, которую можно применять к знаниевым проектам, приводит следующие данные о стоимости переключений в ходе реализации проектов:
Если у команды одновременно идет один проект, то 100% времени имеется для реализации этого проекта. Добавление дополнительного проекта отнимает 20% от доступного рабочего времени. При 5 проектах бОльшую часть времени команда не работает, а переключается!
Многозадачность (много задач одновременно в процессе) так же плоха, как и многопроектность. Наличие многозадачности означает, что агент хаотично открывает новые задачи, пытаясь оптимизировать «вход» -- входящий поток работ, и практически не уделяя внимание «выходу» (выпуску результатов работы). В итоге копится список задач в колонке «В процессе», берутся все новые задачи, старые теряются, потом срочно делаются в режиме героя перед дедлайном.
Многозадачность означает хаос, потеря фокуса означает хаос в деятельности агента -- личности или команды. Тогда как устранение хаоса и переход к последовательному выполнению работ и проектов позволяет концентрировать усилия и прочие ресурсы на наиболее важном в каждый момент времени. Убирая многозадачность и многопроектность, получаем:
- Ускорение в выполнении работ,
- Увеличение производительности труда без затрат (буквально работаем меньше, но над самым важным, по принципу Парето),
- Уменьшение числа переключений -- снимается лишняя когнитивная нагрузка.
Меньше переключений = больше производительность труда без лишних затрат.
Чтобы получить ускорение, делая меньше, нужно также разобраться с отвлечениями: внутренними и внешними. Для начала желательно разобраться с внешними отвлечениями: включить режим «Фокусирование» на компьютере (есть практически на каждой операционной системе) и на телефоне, при необходимости установить приложения, прерывающие использование соцсетей, например, onesec для телефона или Minus.app для макбуков. Затем выделить время на сфокусированную работу: либо выполнять ее там, где вас не могут дернуть (например, в переговорке на работе, отдельном кабинете дома), либо приучать коллег и домашних к тому, что вас нельзя дергать в определенные периоды. Можно установить некоторый ритуал для этого: например, закрытая дверь или красный стикер / флажок на столе означают, что вас сейчас нельзя беспокоить.
Когда разобрались с внешними, можно перейти к внутренним отвлечениям. Они часто происходят из-за усталости или банального недостатка ресурсов на выполнение сложной работы: нужно больше усилий, чем вы можете приложить сейчас в текущем состоянии -- и вы начинаете отвлекаться. Поэтому если замечаете, что много отвлекаетесь -- определите для начала, не происходит ли это из-за недостатка ресурсов. Если ответ «да», обычно выгоднее пойти отдохнуть или устроить небольшой перерыв, чем бесконечно тупить над задачей.
Приходящие в голову новые мысли также становятся причиной отвлечений. В таком случае можно быстро записать в список дел пришедшую вам в голову идею -- а потом выделить время на то, чтобы обработать эту информацию. Обычно это помогает. Кроме того, помогает и практика Помодоро, которая будет обсуждаться в следующих разделах.
Если вам трудно удерживать внимание в течение нескольких минут, вы постоянно отвлекаетесь, и «разгребанием дел» это не решается, стоит обратиться к врачу-неврологу или специалисту по расстройствам внимания, чтобы исключить физиологические проблемы со здоровьем.